A menudo las reuniones de trabajo se convierten en un recurso de comunicación e intercambio que no responde a todas nuestras expectativas. Bien por falta de planificación, bien por factores temporales, no son pocos los encuentros que se prolongan durante horas y desprenden escasos resultados.
Para sacar el máximo partido a las reuniones en el trabajo, os proponemos seguir unas sencillas pautas para clarificar objetivos, planificar la estrategia y hacer un buen uso del tiempo.
- La convocatoria debe hacerse con suficiente antelación, para garantizar la asistencia, y contener los objetivos principales. Cuida la forma y trata de motivar a la participación, sacarás mejores resultados.
- La preparación: analiza previamente los temas y la metodología a seguir, de forma que controles el tiempo y planifiques el desarrollo de los temas con antelación.
- El ambiente ideal debe ser profesional a la vez que distendido, especialmente cuando buscamos la participación activa. Hay que atender tanto a la productividad como a la afectividad, no olvidemos que un personal motivado es más creativo.
- La documentación: es importante entregar únicamente la información necesaria y tratar de evitar la acumulación de documentos impresos. Reduciremos las distracciones y evitaremos divagar sobre temas secundarios.
- Fijar los objetivos: marca los objetivos concretos que quieres conseguir y mantén el control de las intervenciones. Evitar distracciones, intervenciones excesivamente largas o la monopolización de los turnos de palabra son parte de la tarea del moderador.
- Respetar lo planificado: cumplir al máximo el orden del día planteado y, sobre todo, el horario. Generalmente, las reuniones que exceden las 1,5 ó 2 horas suelen ser menos productivas.
- Potenciar la participación: la mayoría de reuniones requieren de la participación de los asistentes, por lo que no deben ser monopolizadas por nadie. Es importante que todos participen.
- El seguimiento: debemos dejar constancia de los acuerdos alcanzados en un acta y seguir su aplicación. Sin llevarlos a la práctica, la reunión habrá sido en vano.
- La conciliación: no olvidemos que es importante conciliar la vida personal y profesional, por lo que debemos evitar convocar reuniones de tarde o a primera hora de la mañana. Según los últimos estudios, los días centrales de la semana son los más idóneos, frente a los lunes y viernes que se consideran poco recomendables.